Préambule
Chez KOLOSTAT, nous accordons une grande importance à votre vie privée et nous nous engageons à protéger les Renseignements personnels que nous recueillons.
Objectifs et application
Le présent document constitue notre Politique de confidentialité, de protection des données ainsi que l'avis de confidentialité Web et décrit la façon dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos Renseignements personnels.
Cette politique s'applique à tout utilisateur du site Internet. En décidant de naviguer sur notre site, vous consentez à la collecte et à l'utilisation de vos Renseignements personnels, conformément à la présente politique et aux lois en vigueur en matière de Renseignements personnels.
Définitions
Les définitions ci-dessous servent de guide afin que tous aient la même compréhension des termes qui, autrement, pourraient laisser place à l'interprétation :
Site Internet
Désigne le site Internet de l'entreprise qui renvoie à la présente Politique.
Incident de confidentialité
La consultation, l'utilisation ou la communication non autorisée par la loi d'un Renseignement personnel ou la perte d'un Renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d'un tel Renseignement.
Un incident de confidentialité peut donc prendre plusieurs formes : intrusions par un tiers dans le système informatique d'une organisation, attaque par rançongiciel, perte de données provoquée par un virus ou par une faille informatique, extraction de données par un employé ou une personne non autorisée, etc.
Profilage
La collecte et l'utilisation de Renseignements personnels afin d'évaluer certaines caractéristiques d'une personne physique, notamment à des fins d'analyse du rendement au travail, de la situation économique, de la santé, des préférences personnelles, des intérêts ou du comportement de cette personne.
Renseignement personnel
Tout Renseignement qui concerne un individu et permet, directement ou indirectement, de l'identifier, tel qu'un nom, des données de géolocalisation, un identifiant de traçage en ligne ou une ou plusieurs caractéristiques particulières relatives à l'identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cet individu.
Raisons pour lesquelles nous recueillons vos Renseignements personnels
Lorsque vous naviguez sur notre site Internet, nous ne recueillons vos Renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles nous avons d'abord obtenu votre consentement, à l'exception des situations permises ou requises par la loi. Les principales raisons pour lesquelles nous recueillons vos Renseignements personnels sont les suivantes :
- Pour faciliter le processus d'embauche
- Pour communiquer plus facilement
- Pour nous conformer aux différentes politiques de l'entreprise
- Pour protéger nos intérêts
- Pour atteindre nos objectifs commerciaux
- Pour vous envoyer des communications commerciales
- Pour améliorer nos différents services
- Pour prévenir tout incident ou toute fraude en matière de cybersécurité
- Pour l'administration de nos bases de données
- Pour nous conformer à toute obligation légale ou contractuelle de l'entreprise
- Etc.
Types de Renseignements que nous recueillons
Nous pouvons recueillir les Renseignements personnels suivants :
- Nom, adresse, sexe et numéro de téléphone
- Date de naissance
- Numéro d'assurance sociale (NAS)
- Curriculum vitae
- Renseignements bancaires
- Pièces d'identité
- État civil
- Géolocalisation
- Renseignements sur la conjointe ou le conjoint et sur les personnes à charge
- Données biométriques
- Etc.
Nous pourrions également obtenir des Renseignements personnels par le biais de technologies de géolocalisation ou de profilage. Toutefois, ces technologies sont toujours, par défaut, désactivées. S'il s'avère nécessaire d'utiliser l'une ou l'autre de ces méthodes, nous obtiendrons d'abord votre consentement.
Utilisation des cookies
Sur notre site Internet, nous utilisons Google Analytics. Il s'agit d'un outil d'analyse de la fréquentation et de l'utilisation de notre site Internet nous permettant d'améliorer l'expérience offerte sur celui-ci et les outils qui s'y trouvent. Google Analytics utilise des témoins (cookies) qui analysent vos activités sur le site.
Pour plus de détails sur la façon dont les Renseignements ou les données collectées sont utilisés par Google, nous vous invitons à consulter les Règles de confidentialité et conditions d'utilisation de Google. Vous pouvez également désactiver l'envoi de vos données d'activité à Google Analytics en installant le module complémentaire de navigateur prévu à cet effet.
Personnes à qui nous communiquons vos Renseignements personnels
Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels à des tiers ou à des prestataires de services aux fins mentionnées ci-dessus ou comme il est indiqué dans la présente politique. Nous ne vendrons ni ne louerons vos Renseignements personnels à des tiers et nous ne les échangerons pas avec eux. Toutefois, nous pouvons communiquer des Renseignements personnels lorsque la loi le permet ou l'exige.
Les catégories de prestataires de services ayant accès à vos Renseignements personnels comprennent les prestataires de services engagés pour :
- La gestion de la paie et du temps
- La gestion des bases de données des caméras de sécurité et de l'accès aux portes des bâtiments
- L'assistance informatique
- Les vérifications financières
- Les logiciels de gestion des ressources humaines ou les outils de développement
- L'hébergement du site Internet
Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur nos prestataires de services, veuillez contacter le Responsable de la protection des Renseignements personnels dont les coordonnées sont inscrites ci-après.
Protection de vos Renseignements personnels
Nous nous assurons de prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les Renseignements que nous recueillons et nous les conservons pour une durée qui respecte nos obligations légales et uniquement aux fins nécessaires.
Certaines situations sont indépendantes de notre volonté, et un incident de cybersécurité entraînant une fuite de données pourrait tout de même survenir. En naviguant sur notre site Internet, vous reconnaissez qu’un tel incident demeure possible et que nous ne pourrons être tenus responsables des préjudices qui pourraient découler d’un tel incident.
Votre consentement
Votre consentement peut être exprès ou implicite, selon les circonstances et la sensibilité des Renseignements personnels en question. En général, nous demandons votre consentement au moment de la collecte. Si nous voulons utiliser vos Renseignements à une fin à laquelle vous n'avez pas consenti au moment de la collecte, nous obtiendrons votre consentement avant d'utiliser vos Renseignements personnels.
En acceptant la présente Politique, vous consentez à la collecte de vos Renseignements personnels par l'entreprise. Vous comprenez également que vous pouvez en tout temps, sur demande, être informé des Renseignements personnels recueillis vous concernant, des catégories de personnes qui ont accès à ces Renseignements au sein de l'entreprise, de la durée de conservation de ces Renseignements, ainsi que des coordonnées du Responsable de la protection des Renseignements personnels.
Vos droits sur vos Renseignements personnels
En tout temps, vous pouvez faire une demande au Responsable de la protection des Renseignements personnels afin :
- D'avoir accès aux Renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet
- De retirer votre consentement à la collecte, à la communication et à la conservation de vos Renseignements personnels
- De nous demander de quelle façon vos Renseignements personnels ont été recueillis par l'entreprise
Dans certains cas, nous pouvons refuser de vous fournir les Renseignements personnels demandés ou nous pouvons caviarder (noircir) certaines informations des documents que nous vous fournissons.
Responsable de la protection des Renseignements personnels
Pour toute demande d'accès ou d'information, toute question ou tout signalement d'incident, nous vous invitons à contacter la personne responsable de la protection des Renseignements personnels, soit la directrice des ressources humaines, aux coordonnées suivantes :
- Courriel : [email protected]
- Adresse postale : 2005, rue Le Chatelier, Laval (Québec) H7L 5B3, à l'attention de la responsable de la protection des Renseignements personnels, directrice des ressources humaines
- Téléphone : 514 333-7333
Une fois votre demande envoyée, nous vous répondrons dans les 30 jours suivant sa réception, aux coordonnées indiquées ci-dessus.
Modifications
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique lorsque cela est nécessaire. Lorsque nous apportons des modifications à cette politique, elles prennent effet immédiatement.